CIRCULAR No 002 22 ENE 2019

 

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL Y DATOS PERSONALES

 

El Director Ejecutivo de la Corporación colombiana de investigación agropecuaria - AGROSAVIA, en uso de sus facultades estatutarias, y

 

CONSIDERANDO

 

1. Que la Declaración Universal de los Derechos Humanos en su artículo 12 establece que "nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques".
2. Que de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, reglamentado por la Ley 1266 de 2008, el Habeas Data es un derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda información que se relacione con esta y que se recopile o almacene en bancos de datos.
3. Que la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015, constituyen el marco legal de la Protección de Datos Personales en Colombia, el cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relativos al uso y manejo de su información.
4. Que a AGROSAVIA, como responsable del tratamiento de información personal y datos personales, le asiste el deber de velar por el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, trabajadores, colaboradores y terceros en general, de conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen, complementen, desarrollen o sustituyan.

 

RESUELVE

 

Establecer la política de tratamiento para la protección de la información personal y datos personales de empleados, clientes, usuarios, miembros activos, colaboradores, proveedores y en general de terceros, que se encuentren guardados y custodiados en las bases de datos de AGROSAVIA y las que esta administre. Esta política es de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucren, total o parcialmente la recolección, organización, almacenamiento, uso, actualización, rectificación, eliminación, circulación, transmisión y transferencia de dicha información.

 

CAPÍTULO 1

 

OBJETOS Y DEFINICIONES

 

ARTÍCULO 1. Objetivo. La Política de Tratamiento de la Información Personal y Datos Personales tiene por objeto establecer los lineamientos corporativos bajo los cuales la Corporación realiza el tratamiento de la información personal que incorpora a las bases de datos de su propiedad o a las que administra, la forma y condiciones de uso de estos, los derechos que le asisten a sus titulares, así como los procesos internos instituidos para el ejercicio de tales derechos ante AGROSAVIA.

 

ARTÍCULO 2. Responsable del Tratamiento. La Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria - AGROSAVIA, identificada con NIT 800.194.600-3, entidad pública descentralizada indirecta, sin ánimo de lucro, con fines científicos y tecnológicos, regida por las normas del derecho privado colombiano, con Personería Jurídica reconocida mediante la Resolución No. 141 de siete (7) de abril de 1993 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con domicilio en la Carrera 13A No. 28-38 Oficina 218, de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia. Página web www.agrosavia.co, email atencionalcliente@agrosavia.co y teléfono (57+1) 4227300 en Bogotá D.C.

 

ARTÍCULO 3. Definiciones. Para efectos de la implementación de la presente Política y de conformidad con la normatividad legal vigente, serán aplicables las siguientes definiciones:

 

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información personal o datos personales, para que las empresas o personas responsables de tratamiento de la información puedan utilizar sus datos personas y lleve a cabo el Tratamiento de estos.

 

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por AGROSAVIA, dirigida al Titular de datos personales o información personal, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de una política de tratamiento de información personal y datos personales que le será aplicable, así como sobre la forma de hacer efectivos los derechos y obligaciones que en ella se contemplan y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales o información personal suministrada a la Corporación.

 

Base de Datos Personales. Conjunto organizado de información personal o datos personales que sea objeto de tratamiento, almacenado en cualquier medio físico o digital para su consulta.

 

Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como su nombre o número de identificación o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucción acerca de la forma en que deberán ser administrados los datos.

 

Dato personal público. Dato que por su naturaleza no sea semiprivado, privado o sensible, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, el número de su cédula de ciudadanía o documento público de identificación, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza son datos públicos los contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Dato personal privado. Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada que solo es relevante para el titular, y constituye aquella información personal o no, que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clínicas o de la información extraída a partir de la inspección del domicilio.

 

Dato o información personal reservado. Aquellos relacionados con derechos fundamentales del Titular, a la dignidad, intimidad y libertad, que se encuentran reservados a su órbita exclusiva y no pueden siquiera ser obtenidos ni ofrecidos por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones, por ejemplo, la información genét'1ca y los llamados "datos sensibles" o relacionados con la ideología, la inclinación sexual, los hábitos de la persona.

 

Dato personal semiprivado. Son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública, que requieren para su acceso y conocimiento, un grado mínimo de limitación, de tal forma que sólo puede ser obtenido por orden de autoridad administrativa o judicial en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales. Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas.

 

Dato personal sensible. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Encargado. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de información personal o datos personales por cuenta del responsable de dicho tratamiento.

 

Responsable. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, tenga el poder de decisión sobre la forma y condiciones de uso y disposición de bases de datos personales y sobre el tratamiento de los datos e información personal allí incorporados.

 

Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, puede ser cliente, miembro activo, proveedor, empleado, colaborador, o cualquier tercero que suministre datos personales a AGROSAVIA.

 

Transferencia. Tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, previa autorización expresa del Titular y en los casos permitidos por la Ley, envía la información personal o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

 

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

CAPÍTULO 2

 

PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA Y DERECHOS DE LOS TITULARES

 

ARTÍCULO 4. Principios. La presente política se desarrolla observando los siguientes principios:

 

Legalidad. El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen, reglamenten o sustituyan.

 

Finalidad. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada de manera clara, suficiente y previa al Titular o permitido por la Ley.

 

Libertad. Los datos personales sólo pueden ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

Veracidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

Transparencia en el tratamiento de información personal. El tratamiento de la información personal o datos personales debe garantizar el derecho del Titular a acceder y a obtener información en cualquier momento sobre sus datos personales objeto de este a través de los canales de información dispuestos por AGROSAVIAy de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y sin restricciones.

 

Acceso y circulación restringida. La consulta y el tratamiento solo podrán hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

 

Seguridad. La información personal debe ser tratada por el responsable y/o encargado acudiendo a todas y cada una de las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para brindar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Confidencialidad. Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, se consideran como reservados, por lo cual sólo es posible realizar suministro o información de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en los términos de la Ley.

 

ARTÍCULO 5. Derechos que la asisten a los Titulares de la información personal y datos personales. S. on Derechos de los Titulares de la información personal o datos personales, los siguientes:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos e información personal ante los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Autorizar al responsable o encargado para realizar el tratamiento de la información personal, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para dicho tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4. Ser informado oportunamente por el responsable del tratamiento o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales o información personal.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales si a ello hubiere lugar.
6. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato o información personal, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
7. Acceder en forma gratuita a los datos o información personal que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos personales sensibles y con datos de niños, niñas y adolescentes y tendrán carácter facultativo las respuestas sobre las mismas.

 

PARÁGRAFO. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

CAPÍTULO 3

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ARTÍCULO 6. Otorgamiento de la Autorización AGROSAVIA actuando como responsable del tratamiento adoptará e implementará en el marco de su Sistema de Gestión, los procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales o información personal, la autorización para el tratamiento de estos y le comunicará al Titular cuáles son los datos que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita su consentimiento.

 

AGROSAVIA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por AGROSAVIA, tales como:

 

• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por AGROSAVIA.
• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

En ningún caso AGROSAVIAas imilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

 

ARTÍCULO 7. Revocatoria de la autorización del Titular para el tratamiento de datos personales. A través de una solicitud dirigida a AGROSAVIA como responsable del manejo de la base de datos en la que reposa la información, mediante los canales institucionales dispuestos para el efecto, el Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión o modificación, total o parcial de la misma en los siguientes casos: a) Por decisión unilateral, libre y voluntaria del Titular de los datos personales; b) Cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos; y c) Cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales para su tratamiento, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad que haga sus veces, haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad aplicable.

 

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que AGROSAVIA debe observar en materia de retención documental para el cumplimiento de obligaciones formales. En consecuencia, AGROSAVIA suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.

 

Para la atención de la solicitud de revocatoria, el interesado deberá tener en cuenta lo dispuesto en la presente Política.

 

CAPÍTULO 4

 

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL Y DATOS PERSONALES EN EL DESARROLLO DE LOS FINES MISIONALES CORPORATIVOS.

 

ARTÍCULO 8. Fines del tratamiento. Los datos personales respecto de los cuales AGROSAVIA ostenta el carácter de responsable son incluidos en bases de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

 

1. Desarrollo de su objeto y propósitos misionales;
2. Realización de encuestas, foros, talleres, y en general, eventos afines a la investigación y transferencia de tecnología;
3. Realización de estudios de mercado para la selección y contratación de bienes y servicios y la apertura de procesos de selección y contratación de los que requiere para operar;
4. Realización de estudios de caracterización de usuarios y prestación de servicios de difusión y divulgación de la información científica y técnica;
5. Conservación o establecimiento de contactos profesionales para el desarrollo de los propósitos corporativos;
6. Alimentación de plataformas y aplicativos tecnológicos de la Corporación o que esta administra;
7. Realización a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, de actividades de promoción y publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, soporte técnico, mejoramiento de los servicios, verificaciones y consultas, control, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con el desarrollo de su objeto misional;
8. Adelantar las acciones de cobro, recuperación de cartera y reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas;
9. Vinculación del trabajador, ejecución y terminación de su relación laboral, entre otros, programas de bienestar corporativo, planificación de actividades empresariales del Titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente), pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley;
10. Cumplir con las obligaciones económicas con clientes, aliados, proveedores, trabajadores, colaboradores, contratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con su objeto misional;
11. Para efectuar mediciones del impacto de la gestión corporativa y de balance social, en donde resulte necesario el intercambio de información personal con diferentes actores del sector agropecuario o de otros sectores. Previo a dicho intercambio de información, AGROSAVIA verificará que el receptor cumpla con la Política para el Tratamiento de Información Personal y Datos Personales;
12. Para fines de video vigilancia en las instalaciones de AGROSAVIA, las cuales cuentan con un sistema de grabación permanente realizado a través de cámaras de video vigilancia y un sistema de control de acceso, para garantizar la seguridad de los trabajadores y los bienes de AGROSAVIA;
13. Compartir, incluyendo transferencia y transmisión sus datos personales a terceros países para el cumplimiento del objeto y propósitos misionales de AGROSAVIAd, e conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia;
14. Transferir datos personales fuera del país con los cuales AGROSAVIAh aya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual;
15. Suministrar la información a terceros con los cuales AGROSAVIA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado;
16. Gestión de trámites y su respuesta (solicitudes, quejas, reclamos), así como la atención de requerimientos judiciales o administrativos en cumplimientos mandatos legales y judiciales.

 

ARTÍCULO 9. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible. El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 69 de la Ley 1581 de 2012.

 

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, AGROSAVIA informará al Titular:

 

1. Que por tratarse de datos personales sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

 

Adicionalmente, AGROSAVIA tratará los datos personales sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, AGROSAVIA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en el procedimiento que se establezca para tal fin en el sistema de gestión, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, aliados, miembros activos y encargados.

 

ARTÍCULO 10. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes. Según lo dispuesto por el Artículo 7Q de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, AGROSAVIA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, AGROSAVIA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

CAPÍTULO 5

 

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y/O RECLAMOS

 

ARTÍCULO 11.Canales de atención. La recepción de las consultas, quejas, observaciones o reclamos del Titular de la información personal y los datos personales, relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir dichos datos y revocar la autorización, podrán hacerse a través de los canales de comunicación dispuestos por AGROSAVIA, para tal fin, entre otros:

 

1. Línea Nacional de Atención al Cliente 01 8000 12 15 15 o línea telefónica (+57 1) 4227300 en Bogotá D.C.
2. Correo electrónico atencionalcliente@agrosavia.co
3. Formulario en la página web www.agrosavia.co en la sección "Atención al usuario".
4. Coordinación Gestión Documental Sede Central y Oficina de Atención al cliente, ubicadas en el Km 14 vía occidental Bogotá, D.C. - Mosquera, Cundinamarca.
5. Oficinas de Gestión Documental de los Centros de Investigación, Sedes y Oficinas de AGROSAVIA en el territorio nacional, que se puede consultar en la página web www.agrosavia.co en la sección "Nuestros centros".

 

 

PARÁGRAFO. AGROSAVIA será responsable de dar respuesta completa y oportuna a las consultas y reclamos de los Titulares de los datos e información objeto de tratamiento.

 

ARTÍCULO 12. Atención de consultas y reclamos. El Titular de los datos personales o sus causahabientes, representante y/o apoderado, o en nombre o representación de un tercero y las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes podrán consultar la información personal del Titular que repose en AGROSAVIA, o presentar un reclamo cuando estime que la información personal contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, modificación o supresión, o cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de la Corporación relacionados con el tratamiento de datos o información personal.

 

ARTÍCULO 13. Procedimiento para acceso y consulta El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de AGROSAVIA, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico atencionalcliente@agrosavia.co o comunicarse al 01 8000 12 15 15 o línea telefónica (+57 1) 4227300 en Bogotá D.C. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 7:30 AM a 4:30 PM, en la Carrera 13A No. 28-38 Oficina 218, de la ciudad de Bogotá D.C., ante la Coordinación Gestión Documental Sede Central, área de radicación de correspondencia y Oficina de Atención al cliente, ubicadas en el Km 14 vía occidental Bogotá, D.C. - Mosquera, Cundinamarca y Oficinas de Gestión Documental de los Centros de Investigación, Sedes y Oficinas de AGROSAVIA en el territorio nacional, que se puede consultar en la página web http://www.agrosavia.co/menu/nc/.

 

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 14. Procedimiento para para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos. El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de AGROSAVIAd ebe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AGROSAVIAe, l cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

 

1. 1. El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo atencionalcliente@agrosavia.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 7:30 AM a 4:30 PM, en la Carrera 13A No. 28-38 Oficina 218, de la ciudad de Bogotá D.C., ante la Coordinación Gestión Documental Sede Central, área de radicación de correspondencia y Oficina de Atención al cliente, ubicadas en el Km 14 vía occidental Bogotá, D.C. - Mosquera, Cundinamarca y Oficinas de Gestión Documental de los Centros de Investigación, Sedes y Oficinas de AGROSAVIA en el territorio nacional, que se puede consultar en la página web http://www.agrosavia.co/menu/ne/.
   2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
   3. La solicitud debe contener la siguiente información:
      1. La identificación del Titular.
      2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
      3. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
      4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
      5. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
      6. Los documentos que se quiera hacer valer.
      7. Firma, número de identificación y huella.
      8. Radicación en original
   4. Si el reclamo resulta incompleto, AGROSAVIA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
   5. Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
   6. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
   7. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 15. Supresión (eliminación) de datos personales.El Titular o sus causahabientes de los datos personales tienen el derecho de solicitar a AGROSAVIA la supresión (eliminación) de los datos personales en cualquiera de los siguientes eventos, cuando:

 

1. En el Tratamiento realizado por AGROSAVIA no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresIon procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley.
2. Se hayan cumplido la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario.
3. Se haya superado el tiempo establecido en la vigencia de la base de datos.

 

 

La supresión de los datos personales no procederá cuando:

 

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. Exista una disposición legal que ordene mantenerla.

 

 

ARTÍCULO 16. Requisito de procedibilidad.El Titular o su causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AGROSAVIA como responsable del tratamiento de los datos personales a través del respectivo encargado.

 

CAPÍTULO 6

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

ARTÍCULO 17. Medidas de seguridad. Con el objetivo de salvaguardar la integridad de los datos suministrados por los Titulares de la información personal, proteger su contenido en los sistemas de información o archivos físicos evitando su modificación, destrucción o divulgación no autorizada, AGROSAVIAg arantiza el adecuado uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando su pérdida, adulteración, uso, consulta o acceso no autorizado a terceros a través de medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas. Así mismo limita el acceso por parte de usuarios tanto internos como externos de tal manera que todo aquel que en virtud de sus funciones o que por cualquier vínculo con la Corporación requiera acceder a los datos personales, esté obligado a mantener la confidencialidad y reserva de los mismos.

 

CAPÍTULO 7

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 17. Derogatoria. Esta circular deroga expresamente las circulares, los memorandos y cualquier otra disposición interna que le sea contraria.

 

ARTÍCULO 18. Vigencia. Esta circular entra en vigor a partir de su fecha de publicación y deroga expresamente las circulares, los memorandos y cualquier otra disposición interna que le sea contraria.